運送業をしていれば必ず複数の人間で同じ案件を回さなければいけないことがあります。
今日はあの人、今日はこの人といったように、運送会社として定期案件を受注している場合はその定期案件の内容を所属のドライバーが知っている必要があります。
ですが、ただでさえ運賃が上がらない環境下である上に、人手も足りないという状況があり、できれば「同乗してコースを憶えてもらうこと」は避けたいと思われていることでしょう。
なので、この記事では「定期案件をマニュアル化しよう」と題して、初めてのコースでもドライバーが不安にならないような「引き継ぎ手段」を考えてみたいと思います。
パワーポイント
ドライバーが不安を感じずに初めてのコースを運行する場合、マニュアル化で重要なことは「写真をふんだんに使うこと」です。
Macのキーノートでも良いですが、パワーポイントなどでマニュアルを作ればデータとしても残るので非常に便利です。
運行マニュアルで特に必要な情報は以下のものになります。
集荷先と納品先の入口（どこから入ればいいか）
車を止める場所
誰に声を掛ければ良いのか
担当者の人柄などの情報
マニュアル作成の際に最低限これらの情報が必要になります。
初めてのコースを乗るドライバーは基本的に不安です。
これらの情報はその不安を解消してくれるのです。
作り方としては、集荷先と納品先の地図を画像として取り込んで、矢印やコメントなどを入れてわかりやすくします。
こんな感じです。
パワーポイントのメリットは、ドライバーや運行管理者がその時々で必要な情報だけを確認できるところや、データとして残るので複数の定期案件のコース資料としてまとめておけるところです。
弊社では初めて定期案件で運行した各ドライバーがマニュアルを作ってくれます。
動画
2つ目は動画によるマニュアル化です。
パワーポイントなどで作る必要な情報を全て動画で編集します。
動画であれば事前にどのような内容とイメージが付きやすくなるので初めての定期案件を乗るドライバーとしては安心です。
ですが、動画編集とパワーポイント編集のどちらか、あるいは両方使うのかは作る側の好みや定期案件の内容によるかと思います。
動画マニュアルのメリットは録画して、簡単な編集をするだけなので、一度動画編集をすれば割と簡単に作ることができます。
もちろんデータとしてもまとめられるので、便利であることは間違いありません。
LINEのノート機能
こちらは導入しているどうかではありますが、LINEのノート機能で、ドライバー同士をグループ化して、マニュアルを作り共有することで一番簡単にマニュアル作成をすることができます。
定期案件のマニュアルをLINEグループで共有
各ドライバーがLINEグループ内でマニュアルを共有することで、いつでも好きな時にマニュアルを確認することができます。
後に案件に修正が入った場合もやりやすいので、非常に便利かつ安心です。
まとめ
パワーポイント
動画編集
LINEのノート機能
LINEで共有
ということになります。
運送業界は未だにFAXを使っていたりメールアドレスを持っていないという業者も多くいるので少しでも配送効率や利益率を上げるためならできるところ、お金のかからないことから初めてみてはいかがでしょうか。
別の記事でも書いていますが今後運送業界も変化が激しく、また環境も一変することになるかと思います。
ですが、2t車以下の物流は最後まで残り続けることでしょう。
その際には必ずIT技術を利用していなければ企業活動ができないという状況になっていることでしょう。
弊社も慣れていかなくてはと思う今日このごろです。
参考になれば幸いです。最後までお読みいただきありがとうございました。
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